Resiliens og beredskab

Hvilke hændelser kan forstyrre jeres drift, og hvor er I mest sårbare? Vi hjælper jer med at besvare de spørgsmål på to niveauer. Vælg en screening, hvis I har brug for et hurtigt overblik over, hvor I bør sætte ind. Vælg en dybdegående analyse, hvis I også har brug for at vide, hvilke funktioner I skal kunne opretholde under en driftsforstyrrelse, og hvor hurtigt de skal være tilbage i drift.

Niveau 1 · Indledende risiko- og sårbarhedsscreening 

Screeningen gennemføres fra skrivebordet og tager typisk få dage. På et kort onlinemøde afklarer vi sammen med jer, hvilke dele af organisationen vi skal se på, og hvad I allerede ved om driften. Herefter gennemgår vi relevant materiale, eksempelvis beredskabsplaner, oplysninger om lokationer og oversigter over centrale forsyninger og leverandører. Vi sammenholder materialet med relevante kort og data for at pege på hændelser og afhængigheder, der kan gøre jer sårbare. 

Vi afslutter med et onlinemøde, hvor vi drøfter fundene med jer. I får en kort, prioriteret oversigt over de væsentligste risici og sårbarheder, vi kan identificere på det foreliggende grundlag. Oversigten peger både på forbedringer, I kan gå i gang med det samme, og på forhold, der kræver nærmere undersøgelse. 

Niveau 2 · Dybdegående risiko- og sårbarhedsanalyse med BIA 

Det dybdegående forløb strækker sig typisk over flere uger. Vi mødes hos jer og taler med ledelsen, driftspersonalet og de medarbejdere, der kender arbejdsgangene i praksis. Gennem en fuld risiko- og sårbarhedsanalyse (ROS) undersøger vi, hvilke hændelser der kan ramme driften, hvor I er sårbare, og hvordan jeres eksisterende tiltag beskytter jer. Efter behov besigtiger vi relevante matrikler, bygninger og tekniske installationer, eksempelvis for at afklare, om en kritisk installation er udsat ved ekstrem vejrhændelse, såsom oversvømmelse. 

Som en del af forløbet gennemfører vi en Business Impact Analysis (BIA). Her tager vi udgangspunkt i, hvad der sker, hvis en kritisk funktion stopper eller kun kan køre delvist. Sammen med jer vurderer vi, hvordan konsekvenserne udvikler sig over tid, hvilket minimumsniveau I har brug for at opretholde, og hvor hurtigt funktionen skal genetableres. Vi afdækker samtidig, hvilke medarbejdere, systemer, forsyninger og leverandører det kræver. 

I får et samlet risikobillede og prioriterede anbefalinger til, hvor I kan forebygge driftsstop, og hvilke funktioner og ressourcer jeres beredskab bør prioritere, hvis en hændelse indtræffer. Resultaterne kan bruges direkte i arbejdet med jeres beredskabs- og kontinuitetsplaner. 

En beredskabsplan tager udgangspunkt i organisationens risici, kritiske funktioner og relevante lovkrav og beskriver, hvordan organisationen skal reagere ved alvorlige hændelser. Vi hjælper med at fastlægge beredskabsorganisation, roller og ansvar samt procedurer for alarmering, kriseledelse, intern og ekstern kommunikation og håndtering af konkrete hændelser. Planen tilpasses organisationens behov og kan eksempelvis omfatte cyberangreb, forsyningssvigt, ekstremt vejr eller andre hændelser, der truer medarbejdernes sikkerhed eller driften. 

Forløbet strækker sig typisk over nogle uger afhængigt af organisationens størrelse, kompleksitet og eksisterende beredskab. Resultatet er en operationel plan, der skaber klarhed over ansvar og handlinger i en krisesituation, styrker organisationens evne til at reagere hurtigt og koordineret og danner grundlag for efterfølgende øvelser, evaluering og løbende vedligeholdelse. 

Hvordan holder I jeres kerneydelser i gang, hvis en vigtig leverance udebliver, eller en længerevarende forsyningsafbrydelse rammer driften? En plan for fortsat drift, også kaldet en forretningskontinuitetsplan (Business Continuity Plan, BCP), beskriver, hvilke opgaver I skal prioritere under en driftsforstyrrelse, hvem der har ansvaret, og hvordan I gradvist vender tilbage til normal drift. 

Forløbet omfatter en Business Impact Analysis (BIA). Her undersøger vi sammen med jer, hvilke konsekvenser det får, hvis en kerneydelse kun kan leveres delvist eller må indstilles i en periode. Vi ser på, hvordan konsekvenserne udvikler sig over tid, og hvilke medarbejdere, forsyninger og samarbejdspartnere ydelsen afhænger af. På den baggrund fastlægger vi, hvilket minimumsniveau I skal kunne opretholde, og hvor hurtigt afbrudte aktiviteter skal genoptages. Har I allerede en BIA, bygger vi videre på den. 

På workshops med ledelsen og de medarbejdere, der kender driften, omsætter vi prioriteringerne til konkrete arbejdsgange. Vi afklarer eksempelvis, hvornår I kan trække på en alternativ leverandør, hvem der tager kontakten, og hvordan I fordeler de tilgængelige ressourcer ved et længerevarende forsyningssvigt. Derefter gennemgår vi planudkastet med de ansvarlige og tilpasser arbejdsgangene til den bemanding og de ressourcer, I har til rådighed. 

I får en praktisk plan, som ledere og medarbejdere kan bruge, når driften bliver forstyrret. Den angiver, hvornår de alternative arbejdsgange skal tages i brug, hvem der gør hvad, og i hvilken rækkefølge driften skal genoprettes. Forløbet varer typisk et par måneder afhængigt af organisationens størrelse, kompleksitet og antallet af kerneydelser, som planen skal dække. 

Hvor langt kan I skrue ned for forbruget under et forsyningssvigt og stadig levere jeres vigtigste ydelser? Sammen med ledelse og driftspersonale fastlægger vi først jeres kritiske funktionsniveau – hvilke funktioner I skal holde i gang, på hvilket niveau og hvor længe. Derefter afdækker vi jeres ‘beredskabslast’ – hvor meget el, vand, varme og brændstof det som minimum kræver at opretholde netop det niveau. 

Vi kombinerer vores viden om beredskab med vores egne ingeniørers mangeårige erfaring med energioptimering. Sammen med jeres driftspersonale gennemgår vi bygninger og tekniske anlæg for at afklare, hvad der skal køre videre, hvad der kan køre på nedsat kraft, og hvad der kan slukkes. Her undersøger vi også, om det er teknisk muligt at prioritere forbruget som ønsket. To funktioner kan eksempelvis være afhængige af det samme ventilationsanlæg. I så fald undersøger vi, om ventilationen kan reguleres særskilt i de enkelte områder, og hvor meget det reelt vil spare. 

På baggrund af driftsdata, tekniske beregninger og efter behov målinger vurderer vi, hvor længe I kan opretholde det aftalte funktionsniveau ved forskellige forsyningssvigt. I får et overblik over jeres beredskabslast og konkrete anbefalinger til, hvordan I bedst udnytter den kapacitet, I har. Det fremgår, hvilke tiltag I kan gennemføre med de eksisterende installationer, hvor der er behov for en afprøvning, og hvornår det kan være relevant at investere i eksempelvis batterier eller nødgeneratorer. 

Forløbet varer typisk 2–6 uger afhængigt af antallet af bygninger og de tekniske anlægs kompleksitet. 

Test af beredskabsplaner og nødprocedurer hjælper organisationen med at vurdere, om beredskabet fungerer efter hensigten, og om ledelse og medarbejdere er i stand til at handle effektivt under en krise. Vi tilrettelægger og gennemfører øvelser med udgangspunkt i relevante risikoscenarier, hvor roller, ansvarsfordeling, kommunikationsveje og konkrete handlingsprocedurer afprøves. Det kan eksempelvis være tabletop-øvelser, hvor deltagerne gennemspiller et hændelsesforløb, eller praktiske øvelser, hvor udvalgte dele af beredskabet testes i realistiske situationer. 

Forløbet tilpasses organisationens beredskabsmodenhed, risikobillede og eksisterende planer og omfatter typisk planlægning, gennemførelse og evaluering af en eller flere øvelser. Efterfølgende samler vi erfaringer og identificerer forbedringspunkter, som kan omsættes til konkrete justeringer af planer, procedurer og ansvarsfordeling. Resultatet er et mere velfungerende beredskab, større sikkerhed i medarbejdernes roller og handlinger samt et konkret grundlag for løbende forbedring og vedligeholdelse af organisationens beredskab. 

Hvem skal orienteres, når en hændelse opstår, og hvem beslutter, hvilke kerneydelser der skal prioriteres, hvis driften er under pres? Vi underviser i, hvordan I bruger jeres beredskabsplaner i praksis. Emnerne kan blandt andet være varsling, rollefordeling, kommunikation under en krise og prioritering af opgaver ved et længerevarende forsyningssvigt. 

Vi starter med at afklare, hvem der skal deltage, og hvad de skal kunne efter forløbet. For driftspersonalet kan fokus være at vurdere, hvornår en hændelse skal meldes videre, og hvordan man tager en alternativ arbejdsgang i brug. For ledelsen kan det handle om at skabe overblik, træffe beslutninger på et ufuldstændigt grundlag og koordinere indsatsen på tværs. For bestyrelsen kan undervisningen belyse rollefordelingen mellem bestyrelse og direktion, hvilke beslutninger bestyrelsen skal involveres i, og hvilke oplysninger den har brug for undervejs. 

Forløbet kan gennemføres som kort undervisning, en målrettet træningssession eller en scenariebaseret øvelse. Ved en øvelse tager vi udgangspunkt i én konkret hændelse og lader deltagerne arbejde med de opgaver og beslutninger, der følger med deres rolle. Vi afslutter med en fælles opsamling på, hvad der fungerede, og hvor en procedure eller ansvarsfordeling skal præciseres. 

Deltagerne får øvet deres egne opgaver og får klarhed over, hvornår de skal handle, hvem de skal inddrage, og hvad andre har brug for fra dem.