Medarbejderne i Ejendomscenteret i Favrskov Kommune ønskede en bedre dialog med fagforvaltningerne ved byggeprojekter. Formålet med dette projekt var derfor at udvikle et dialogværktøj, der kunne sikre et fælles sprog, vise klar ansvarsfordeling og standardisere arbejdsgange på tværs af projekter.
De seneste år er der sket en centralisering omkring kommunernes arbejde med byggeri samt drift og vedligeholdelse af kommunernes ejendomme. Favrskov Kommune er ingen undtagelse. Ejendomscenteret, som står for bygge-, drifts- og vedligeholdelsesarbejder, skal have et tæt samarbejde med fagforvaltningerne, som står for at identificere behov for ændringer i bygningsmassen. Transition har hjulpet med at skabe grundlaget for et godt samarbejde mellem disse, så der er fælles forståelse for hinandens dagsordner.
Et effektivt dialogværktøj
Transition har udviklet et dialogværktøj, som er skræddersyet til Ejendomscentret i Favrskov Kommune med øje for deres konkrete behov, organisering og arbejdsgange. Dette har vi gjort gennem et inddragende designforløb med interviews, mødedeltagelse, workshops og tæt dialog. Samtidig er dialogværktøjet udviklet med en fleksibilitet, der gør det muligt at tilpasse det eventuelle fremtidige strukturforandringer i kommunen.
Projektet blev designet ud fra Design Thinking som rammeværktøj – en brugercentreret tilgang, hvor man arbejder systematisk med at forstå behov, udvikle idéer og teste løsninger i praksis. Metoden skabte en god helhedsanalyse med medarbejderne i centrum. I processen kortlagde vi blandt andet de barrierer, der hindrer den ønskede adfærd for et godt samarbejde, med udgangspunkt i medarbejdernes behov og ønsker. Til sidst udarbejdede vi tre prototyper og fik feedback fra både fagforvaltningerne og Ejendomscenteret, som vi implementerede inden, vi overleverede det færdige værktøj.
Det udviklede dialogværktøj til Ejendomscenteret i Favrskov Kommune består af tre komponenter, som sikrer en fælles intern forståelse, klar ansvarsfordeling og standardiserede arbejdsgange:
- De projektafklarende spørgsmål: 10 spørgsmål, som udfyldes af fagforvaltningen inden hvert nyt projekt og forud for opstartsmødet. Besvarelserne sikrer en fælles reference og et fælles sprog for projektet.
- Visualiseringsværktøj: en standardisering af byggeprocessens forløb, der tydeliggør projektfaser, roller og ansvar samt forklarer centrale fagtermer. Værktøjet er særligt målrettet medarbejdere i fagforvaltningerne og bidrager til større indsigt og tryghed i byggeprocessen forløb. Samtidig understøtter det samarbejdet og gør projektgennemførelsen mere ensartet gennem en fælles reference.
- Projektlog (Excel): internt arbejdsredskab for Ejendomscentrets medarbejdere, der understøtter overblik, dokumentation og opfølgning i projektforløbet.
Transitions dialogværktøj styrker samarbejdet mellem Ejendomscenteret og fagforvaltningerne og sikrer dermed bedre bygge- og vedligeholdelsesprojekter i kommunen.
